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Tips: 企業スタイルに合ったAVシステムを導入するための7つのヒント

「『もっと会社で時間を過ごしたかった』と最後に思う人はいない」という英語の古いことわざがありますが、私たちは必ずしもそれが正しいとは思いません。オフィスはそこで働くスタッフが繋がり、コミュニケーションやコラボレーションが生まれ、スタッフ全員が楽しく働ける場であるべきだと考えているからです。

 

これについては多くの研究が行われ、オフィスデザインが生産性や従業員の健康、会社の評価や業績などに影響するという結果が出ています。オフィスデザイン業界が変化を続け、アジア地域にある私たちのお客様も、その変化をうまく受け入れ、成長を続けているということも驚きではありません。

 

オフィス環境の改善に向けたステップとして、よくお客様からご要望を受けるのが、コミュニケーション手法を向上させるための新しいAVシステムの導入です。私たちのお客様で、日本に本社を置く株式会社エイチーム様の事例をぜひご覧ください。AVシステムの刷新と、モバイルデバイスの利便性を最大限に生かせるネットワーク環境の構築を私たちがどのようにサポートしたかおわかりいただけるでしょう。また、現在はモバイルアプリ開発企業からのご要望により、韓国でプロジェクトが進んでいます。AV統括コンサルタントとして、ハイグレードなCisco AVシステムの全会議スペースへの導入を進めています。

 

新しいAVシステムを導入する際、まずどのようなことを考えるでしょうか?グローバルプロジェクトのディレクターとして様々な案件を手掛けてきたイアン ニュートンが、正しいAVシステムを選択するために必要な7つのヒントをお伝えします。

 

1. 予算やコストだけでなく、AVが組織でどのような役割を果たすのか長期のビジョンをもつこと

音声や映像の技術進歩は早く、企業の成長に合わせたAVシステムを選択することは非常に重要です。AV導入についての決定は、最低4~5年後の企業内コミュニケーションにまで影響を与えていくと考えてください。

 

2. 充分な予算を確保する

満足度の高いAVシステムの導入にどれくらいの費用を必要とするか、よく理解されていないケースも多く見られます。私たちは、AVシステム導入のそもそもの目的を見失わず、充分な予算を想定するようアドバイスしています。デザイン設計の早い段階から、「必須アイテム」「あると望ましいアイテム」を明確に決めておくとよいでしょう。

 

3. 購入する製品をよく知る

AV導入によく見られる失敗は、その分野に未熟な担当者がデザイン設計、購買、導入などを行うケースです。このシナリオで上手く行くケースはほぼありません。もしAVシステム導入・入れ替えについて知識や経験が無くよくわからない場合は、実績のあるコンサルタントに依頼しましょう。AVシステム導入の目的は、コミュニケーションの橋渡し役となり、潤滑油となることです。人目を引き会社を華々しくみせるためのツールではないことを心に留めておきましょう。

 

4. 正しいトレーニングを受けることで、AVシステムの有効活用が成功する

AVシステムの操作についてスタッフをトレーニングをするときは、「レイヤード オペレーション」のアプローチを試してみることをおすすめします。操作を担当するスタッフは、そのスキル別で分けてみましょう。一般ユーザーには日々のオペレーションを。パワーユーザーにはより技術的に高度なオペーレーションを。AV導入を担当したインテグレーターから使用方法に関するマニュアルなどを必ず受け取っておくことも忘れてはいけません。

 

5. 導入後のサービスと保守管理サポート

AVスペシャリストが社内にいる、いないにかかわらず、AVインテグレーターはお客様がサポートを必要とするときにいつでも訪問し、問題を解決できる能力が備わっていなければなりません。いかなるテクノロジーも様々な要因によりときには故障などの問題が発生するものです。問題発生時にお客様の業務への支障が最小限に抑えられるよう、サービスプロバイダーからいつでも早急な対応が受けられるような体制を整えておくことも必要です。

 

 6. 最新情報: インタラクティブ システム

「インタラクティブ プロジェクタ(電子黒板)」はインタラクティブ性を求めているけれども、費用が限られており、タッチパネルモニターなどが必要のないケースでは費用対効果の高いソリューションとなります(ペンで書き込める製品も多い)。「インタラクティブLCD & LED タッチスクリーン」は教育やトレーニング、プレゼンテーションなどの分野において大きく進化しており、情報をリアルタイムで共有できるとても便利なツールです。

 

7. 最新情報: WIFI プレゼンテーションシステム

昨今、WIFIプレゼンテーションソリューションのニーズは高まっています。特に中小規模の会議・コラボレーションスペースでは従来の物理的なケーブル接続が必要とされるプレゼンソリューションから無線ソリューションへと急激なニーズの移行が進んでいます。ノートPC、プロジェクター、高解像度モニターがケーブル配線なく接続されることで、会議中の可動性は飛躍的に高まります。