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オフィス空間の有効活用 – 会議室予約システムに注目集まる

さまざまなワークスタイルを取り入れようという社会的なトレンドに合わせて、在宅勤務やフレックスタイム制度などを導入して時間や場所を制限しない従業員の働き方を認める企業が多くなっています。従業員の働き方が柔軟になると、使用されないスペースの有効活用が企業にとって課題のひとつとなるのではないでしょうか。このコラムでは、会議室やミーティングスペースの効率的な利用を促進する「会議室予約システム」に焦点を当ててみたいと思います。

 

予定表を見ると予約が入っているのに実際には会議室に誰もいない。1時間の会議が30分で終わったようだが、予約がキャンセルできず新しい予約を入れられない。開催者が休暇中のため、会議をキャンセルすることもできない。常に会議スペースが不足しているので増設が必要だ。会議の招待やスケジュール変更は繁雑で、その結果、不必要な招待の更新でメールボックスがいっぱいになる。

 

このような経験ありませんか? これらの問題は会議室を探す人、予約を管理する人、それぞれにとってフラストレーションになります。もしこの状態を解決せずに放置すれば、従業員のモチベーションや生産性の低下を招くことも考えられます。会議室予約管理をよりスマートに処理するツールとして、会議室予約システムが問題解決の一案となるかもしれません。

 

会議室予約システムは、Outlookカレンダーのように使えると同時に、会議室に誰も現れなければ自動で予約をキャンセルする機能をもつものがあります。会議室入口付近の壁に取り付けるディスプレイは、会議の残り時間や終了時間など会議に関する情報を表示します。デバイス自体から直接予約を入力することができるものもあります。また、システムが会議室の使用パターンのデータを収集して統計データを作成することが可能です。それらの統計データは、いま存在している会議室の運用改善に用いたり、移転や改修時には今より合理的な会議スペースのデザインや構築に活用することもできます。

 

ディスプレイハードウエアを利用するソリューションで世界的に販売されている製品としては、Steelcases社の「RoomWizard」、Crestron社の「RoomView」、Evoko社の「Evoko Liso」などが一例としてあげられます。そのなかから、「Evoko Liso – The next generation Room Manager」を例に詳しく見ていきたいと思います。

 

At a client site

 

欧州のオンラインゲーム開発会社が以前、移転プロジェクトの一環として上海の新しい開発拠点に複数のEvoko Liso(写真上)を導入しました。Evoko Lisoは通常、ディスプレイハードウェアとサーバーアプリケーション「Evoko Home」をセットで利用します。Evoko Home が提供する独自の予約システムをウエブ上のインターフェースから利用することも可能であり、また互換性のあるMicrosoft Office 365、Microsoft Exchange 2010/2013/2016、IBM / Lotus Domino、Google Apps for Work (G Suite)などのサードパーティアプリケーションと組み合わせて使用することもできます。

 

Evokoは、リモート管理、複数拠点サポート、ユーザー管理、モニタリング、統計などの機能を提供しています。会議室を予約するときは、従来の方法で予約する方法に加えて、参加者人数、会議の開催場所、必要な機器などの入力条件に基づいてニーズに適した会議室を検索することもできます。

 

Evoko Liso(写真下)に近づくと、ディスプレイが自動的に切り替わり、会議に関する詳細が表示されます。また、ディスプレイはカラフルな赤や緑の光を発し、会議室エリアの雰囲気を明るくし洗練された印象を与えます。ソフトウエアからはもちろん、デバイスから直接、予約・終了・延長を設定することもできます。デスクトップ版とスマートフォン版(アプリ名「Evoko Get a Room」)の両方が利用できます。

 

Photos by Evoko

 

Evoko Lisoがヨーロッパで注目を集めたのは、「German Design Award」「European Product Design Award」(ともに2017年) を受賞したことはもちろんですが、販売形態が買い切り(永続版)であることも影響していると考えられます。ライセンス販売やサブスクリプションサービスと比較して初期投資は比較的高くなりますが、2-3年後には費用体効果が期待できる選択肢とも言えます。

 

Workplace Technology チームのプロジェクトマネージャーは次のように述べています。「会議室が構築された後は、それがどのように活用されているか理解することが重要です。会議の目的や頻度などの情報を収集した統計は、貴重なデータとなり得ます。例えば、香港では土地価格が非常に高く、複数の会議室を構築するすることはとても大きな投資となります。このような理由から、世界的により多くの企業が会議室予約システムを求めるようになってきています。

 

会議室予約管理システムについてのより詳しい情報は、お気軽にお問い合わせください。お客様のニーズやご予算に合わせて最適なソリューションをご提案します。

 

 

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